Опись документов для передачи другой организации образец

Рекомендуемая форма договора о передаче документов на государственное. Приложение № 42 (обязательное) Образец формы описи дел по личному. Пример оформления титульного листа Титульный лист описи дел. Образец акта приема-передачи ТМЦ на хранение МХ-1 входит в Альбом.

Составляется документ по просьбе организации, нуждающейся в определенных документах. Данный вид документа имеет юридическую силу.

Таким образом, если после подписания акта приема-передачи документации между сторонами могут возникнуть какие-либо споры и недоразумения относительно подписанных ранее документов, акт будет является официальным документом при рассмотрении споров суде. Законодательством Российской Федерации не предусмотрено официально установленной формы акта приема-передачи документации. В связи с этим любое предприятие имеет право самостоятельно разработать данный документ.

Оттиск печати организации, которая составила акт приема-передачи документации.

Так же следует указать, какое количество экземпляров тех или иных документов передается. Большое внимание следует уделить документам, которые передаются в оригинале. Данный факт так же следует отобразить в акте, на случай, если документы будут утеряны, и в дальнейшем последует разбирательство в вышестоящих органах. Поэтому, целесообразно снимать копии со всех передаваемых документов во избежание потери. Документ является двусторонним, составлять его необходимо в двух экземплярах.

Один из них остается у организации, которая занималась составлением документа, а другой передается организации, для которой предназначается акт приема-передачи документации. Что представляет собой опись передаваемых документов бланк и для чего нужен этот документ, разберемся в этой статье.

Деятельность любого юридического лица связана с образованием огромного количества документов в бумажном виде. Несмотря на активное развитие документооборота в электронном виде, бумажных документов меньше не становится. Хотя положительные тенденции уже наметились. Часть из этих документов хранится небольшой промежуток времени, а затем уничтожается. Другая часть документов должна храниться достаточно долго. В результате возникает необходимость их передачи в архив. Кроме того существуют и другие причины передачи документов. Основное правило, которого следует придерживаться в этом случае заключается в том, что любое передвижение нужно правильно отразить.

Любой из перечисленных выше, а также любой другой случай передачи документов должен сопровождаться описью.

Как правильно составить опись передаваемых документов

Такое ведение дел обеспечит сохранность бумаг, четкую фиксацию их передвижений. Форма описи официально не утверждена, однако ее применение распространено повсеместно. Существует только утвержденная форма описи для передачи сведений в Пенсионный фонд в период сдачи отчетности. Этот документ остается в Фонде пенсионного страхования. Дополнительно к документу на предприятиях ведутся журналы, в которых отражается передвижение документов и данные описи. Это своего рода реестры, по которым любой выход документа за пределы предприятия можно отследить.

Сама опись не является подтверждением факта передачи. Для этого необходимо еще и составить акт приема-передачи, в котором также будут подписи и данные ответственных лиц.

Как правильно составить опись документов - образец

Ниже расположен типовой образец и бланк описи передаваемых документов, вариант которого можно скачать бесплатно. Деятельность любой организации тесно связана с ведением документации, которая включает входящую корреспонденцию, кадровый учет, договорные отношения, отчеты в различные государственные органы. Все эти документы требуют тщательной и качественной оптимизации. Немного про опись документов — для чего она нужна? Опись помогает систематизировать имеющуюся информацию и обеспечивает оперативный поиск нужных документов.

Как правильно составить опись предоставляемых документов

Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Описи дел постоянного хранения. Основным их назначением является раскрытие состава дел и их содержания. Описи дел временного хранения. Содержат список документов дел временного хранения (т. Дела со сроком хранения не более 10 лет). Перечни документов, характерных для специфических организаций (правоохранительных, судебных органов и т. Описи дел личного состава. Кадровая и бухгалтерская документация подлежит обязательному учету, так как эти документы направляются в государственные органы или архив.

Для некоторых документов предусмотрен обязательный срок хранения. К примеру, личные дела сотрудников хранятся в течение 75 лет, фотографии и видеоматериалы — 5 лет. Опись дел является не только важнейшим элементом качественного делопроизводства в любой организации, но и, в некоторых случаях, обязательным. Например, трудовая инспекция при проверке может потребовать определенные кадровые документы, которые по закону должны находиться у работодателя.

Так, в течение 75 лет должно храниться в архиве предприятия или в Государственном архиве согласие на обработку персональных данных.

Непредставление этих документов грозит наложением ответственности в виде крупного штрафа. Предприятия различной организационно-правовой формы также активно используют описи дел в своей деятельности. В частности, для регистрации входящей корреспонденции, для систематизации первичных документов, составления реестров договоров, для оптимизации личных дел и кадровой документации. Поступающие документы могут систематизироваться по хронологии или номинально (т. Необходимым элементом деятельности фирмы является ведение описей личных дел сотрудников и уволенных работников.

Состав личного дела определяется внутренними нормативными актами предприятия. Для описи личного дела уволенного работника данный перечень дополняется копией приказа об увольнении.

На каждого сотрудника заводится отдельное дело, которое впоследствии прошивается и сдается в архив организации. Часть производственной документации спустя определенное время должна передаваться в архив.

Бланки и образцы

В архив организации обычно сдаются дела со сроком хранения более 10 лет. Согласно законодательству, по истечении 3-х лет с момента завершения дел в делопроизводстве предприятия они должны передаваться в архив. Номер страницы проставляется в правом верхнем углу простым графитным карандашом. Листы форматов А3 и А2 прошиваются за один край и нумеруются как 1 лист, затем сворачивается. На лист, подшитый за середину, ставятся два порядковых номера.

Фотографии, иллюстрации нумеруются по обратной стороне. Максимальный объем дела — 250 страниц, при превышении указанного количества, необходимо начать новый том или часть. Прошивается в четыре прокола для надежного закрепления листов разного формата. Полное наименование организации, порядковый индекс части или тома, наименование дела и срок хранения. Вкладывается после последнего документа. Переплетается в твердую картонную обложку, на первый лист дела накладывается 10-сантиметровый кусок картона, через который и прошивается дело.

Это необходимо для предохранения ниток от истирания. При необходимости составляется внутренняя опись частей и томов дела, которая вкладывается в самом начале. В случае ликвидации предприятия, в архив передаются личные данные работников: карточки, дела и невостребованные трудовые книжки.

Какие документы нужны для? Вы узнаете, какие документы предоставить при приеме на работу.

Как правильно составить опись предоставляемых документов

Что нужно для открытия расчетного счета? Составление описи это обязательное требование при отправке документов в различные государственные и муниципальные структуры. Опись должна быть заверена подписью и печатью организации-составителя. Подробный перечень предоставляемых документов необходимо указать при отправлении документации в налоговые и пенсионные органы, ФСС (Фонд социального страхования), органы статистики. Составление перечня документов необходимо и при направлении документов в суд и всем участникам по конкретному делу.

Законодательством не устанавливается специфических требований к этому виду описи. Для передачи документов в налоговую существует унифицированная форма описи и под каждый запрос и заявление предусмотрен определенный перечень документов. Подача заявлений в правоохранительные органы так же должна сопровождаться составлением подробной описи, особенно если заявление содержит какие-то вложения, доказательства или оправдательные данные.

Многие крупные организации при заключении договоров с контрагентами требуют полный пакет необходимых документов вместе с их описью. Такой пакет документации может быть отправлен почтой, передан курьерской службе или нарочно, и существует вероятность утери части передаваемых бумаг. Чтобы избежать недоразумений и неблагоприятных последствий, рекомендуется составлять описи с подписью уполномоченного должностного лица. Опись для передачи документации другой организации составить очень просто. Для этого необходимо указать наименование организации-отправителя, пронумеровать все вложения и указать количество листов.

Таким образом, вы можете избежать необоснованных претензий и обвинений в непредставлении нужной документации и сокрытии сведений. Описание дел помогает систематизировать документацию, обеспечить удобный и оперативный поиск необходимых бумаг. Спасибо огромное за информацию, так как именно мне она была полезна прямо очень сильно. Я просто собираюсь идти на работу завхозом в местной школе и меня.